Consiglio Notarile dei Distretti Riuniti di
Benevento ed Ariano Irpino

Regolamento sulle modalità di accesso agli atti esistenti presso il Consiglio stesso

Vista la Legge 7 agosto 1990 n.241
Visto il D.P.R. 12 aprile 2006 n.184
Visto il R.D. 10 settembre 1914 n.1326
Vista la L.16 febbraio 1913 n.89 e succ.mod.

Ritenuta la necessità per il Consiglio Notarile dei Distretti Riuniti di Benevento ed Ariano Irpino(in prosieguo "CND") di recepire ed applicare i principi normativi in materia di accesso agli atti adottati o detenuti.

Nella riunione consiliare del 17 settembre 2008 il CND ha approvato il seguente Regolamento.

 

 

Art. 1.
Finalità ed ambito di applicazione

1. Il CND assicura il pieno esercizio del diritto di accesso, le cui modalità restano disciplinate dal presente regolamento emanato in conformità alle disposizioni contenute nel capo V della legge n. 241/1990 e nel decreto del Presidente della Repubblica n. 184/2006.
2. Il diritto di accesso si esercita sugli atti che il CND ha adottato o che, pur non avendo adottato,detiene, ad eccezione di quelli riservati per espressa disposizione di legge o sottratti all'accesso, indicati nel successivo art.15.
Il CND non è tenuto ad elaborare dati in suo possesso per evadere le richieste di accesso,riguardando l'accesso solo atti già esistenti.
3. Per "documento amministrativo" s'intende, ai sensi dell`art. 22, comma 1, lettera d), della  legge n. 241/1990, "ogni rappresentazione grafica,fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti,anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse,indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale".
4. Il CND consente l'accesso ai documenti amministrativi anche per via telematica, in applicazione della normativa sull'Amministrazione digitale. L'accesso alle informazioni trattate mediante strumenti informatici avviene secondo le modalità previste nel presente regolamento.
5. Rimangono ferme le particolari disposizioni che regolano la consultazione degli atti catastali e i registri immobiliari.

 

Art. 2.
Soggetti legittimati all'accesso

1. Sono legittimati all'esercizio del diritto di accesso ai documenti detenuti dal Consiglio distrettuale notarile tutti i soggetti, compresi i portatori di interessi collettivi o diffusi, che hanno un interesse personale, concreto ed attuale, corrispondente a situazioni giuridicamente tutelate e collegate agli atti di cui si chiede l'accesso, non compresi nelle tipologie indicate nel successivo art.15.
2. Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell'operato del CND.

 

Art. 3.
Controinteressati

1. Per controinteressati s'intendono, ai sensi dell'art. 22, comma 1, lettera c), della legge n.241/1990, tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza.

 

Art. 4.
Richiesta di accesso

1. La richiesta di accesso e' proposta al CND che ha emanato l'atto finale o che lo detiene.
2. La richiesta formale di accesso ad atti del CND presentata a Consigli distrettuali incompetenti o al Consiglio Nazionale del Notariato è dagli stessi trasmessa al Consiglio distrettuale competente, previa comunicazione all'interessato dell'avvenuta trasmissione.
3. La richiesta può pervenire al Consiglio distrettuale notarile anche mediante raccomandata con avviso di ricevimento, via telefax o per via telematica. In questi casi, a scopo di identificazione,deve essere allegata la copia di un documento di identità dei richiedente in corso di validità.
4. La richiesta di accesso, se legittima, deve essere comunicata ai controinteressati di cui al precedente art.3, a cura del CND.

 

Art. 5.
Responsabile del procedimento di accesso

1. Responsabile del procedimento di accesso è il Presidente del CND, o su designazione di questi,altro Consigliere distrettuale.

 

Art. 6.
Competenze del responsabile del procedimento

1. Il responsabile del procedimento di accesso provvede ad istruire il procedimento relativo alla richiesta di accesso, con le modalità previste dal presente regolamento e secondo l'ordine temporale di presentazione delle richieste, nel rispetto dei termini di cui all'art. 25, comma 4,della legge n. 241/1990, nonché di quelli indicati nei successivi articoli 9, comma 3, e 10, comma 2.
2. Il responsabile dei procedimento di accesso, in particolare:
a) accerta l'identità del richiedente;
b) verifica la legittimazione ad esercitare il diritto dl accesso da parte del richiedente;
c) valuta la motivazione adottata dal richiedente ed, in generale, l'ammissibilità dell'istanza;
d) verifica l'esistenza di eventuali controinteressati;
e) cura ogni comunicazione con il richiedente e i controinteressati;
f) adotta le determinazioni in ordine alla richiesta di accesso.

 

Art. 7.
Contenuti della richiesta di accesso

1. Salvo quanto previsto dall'art. 8, la richiesta di accesso deve essere redatta per iscritto,in carta semplice.
2. Nella richiesta devono essere riportate:
a) le generalità del richiedente, complete di codice fiscale, del recapito anche telefonico e/o di posta elettronica presso il quale intende ricevere le comunicazioni relative alla procedura di accesso;
b) gli atti oggetto della richiesta o, eventualmente,il procedimento in cui gli stessi sono inseriti, nonché altri elementi utili all'identificazione del tipo di informazione e/o documento richiesti;
c) l'interesse personale, concreto ed attuale di cui è portatore;
d) la finalità che eventualmente consente il rilascio della copia in carta libera;
e) la data e la sottoscrizione.
3. I rappresentanti, i tutori e i curatori di soggetti interessati all'accesso agli atti, nonché coloro che presentano richiesta di accesso per conto di enti, persone giuridiche, associazioni, istituzioni od altri organismi, devono dichiarare la carica ricoperta o la funzione svolta che legittima l'esercizio dei diritto per conto dei soggetti rappresentati, attestando i relativi poteri.
4. La richiesta di accesso è acquisita al protocollo.

 

Art 8.
Procedimento di accesso informale

1. Qualora siano palesi l'accessibilità dell'atto e la legittimazione del richiedente e non vi siano controinteressati, l'accesso può essere esercitato in via informale, mediante richiesta, anche verbale, al CND.
2. L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentono l'individuazione; specificare e comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, nonché far constare la propria identità e, ove occorra, i poteri di rappresentanza del soggetto interessato.
3. La richiesta, esaminata senza formalità, è accolta mediante l'esibizione del documento o l'estrazione di copie, ovvero con modalità informatiche.

 

Art. 9.
Procedimento di accesso formale

1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della domanda in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente,sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi,sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite, sull'accessibilità del documento, ovvero sull'esistenza di controinteressati, il soggetto interessato deve compilare istanza di accesso formale con i contenuti indicati all'art.7, utilizzando carta libera o l'eventuale apposita modulistica reperibile presso il CND.
2. Anche al di fuori dei casi innanzi indicati, il soggetto interessato può sempre presentare richiesta formale.
3. Ove la domanda sia irregolare, ovvero incompleta,il CND entro dieci giorni dalla ricezione ne dà comunicazione all'interessato. In tal caso,il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla regolarizzazione della domanda.
4. Se il responsabile del procedimento individuasoggetti controinteressati è tenuto a dare comunicazione agli stessi mediante raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica, per
coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione.
I soggetti controinteressati sono individuati anche sulla base degli atti richiamati da quello per cui si chiede l'accesso e appartenenti
al medesimo procedimento.
5. Entro dieci giorni dalia ricezione della comunicazione,
i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, il responsabile del procedimento, dopo aver accertato l'avvenuta ricezione della comunicazione, provvede in ordine alla richiesta di accesso.

 

Art. 10.
Accoglimento della domanda di accesso

1. L'atto di accoglimento della domanda di accesso contiene l'indicazione della sede presso cui rivolgersi, degli orari di apertura al pubblico dell'ufficio, del nominativo del responsabile
del procedimento, nonché dei termine entro cui l'accesso agli atti può essere esercitato.
2. L'accesso agli atti deve essere esercitato entro trenta giorni dalla comunicazione di accoglimento dell'istanza di accesso. Trascorso detto termine senza che il richiedente abbia preso visione degli atti, per ottenere l'accesso ai documenti deve essere presentata una nuova richiesta.
3. L'accoglimento dell'istanza di accesso è comunicato con le stesse modalità della richiesta di accesso.
4. L'accoglimento della domanda di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati o appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o quelle previste nelpresente regolamento.

 

Art. 11.
Modalità di esercizio del diritto di accesso

1. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti. Nel caso in cui il documento sia stato pubblicato è sufficiente l'indicazione degli estremi di pubblicazione.
2. E' consentito il rilascio parziale di copia dei documenti. Le copie parziali devono comprendere la prima e l'ultima pagina dei documenti e le pagine omesse devono essere indicate.
3. Salvo i casi di partecipazione al procedimento, l'accesso agli atti presupposti ed endoprocedimentali,in genere, si esercita nei modi e nelle forme consentite per il provvedimento finale.
4. L'esame dei documenti avviene presso i locali del CND, alla presenza del personale incaricato.E' vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo; ogni abuso sarà punito nei modi di legge.
5. L'esame del documento è effettuato dal richiedente o dal legale rappresentante o da persone dagli stessi incaricate, munite di valida delega, che è acquisita agli atti, congiuntamente alla domanda di accesso. Le generalità del soggetto che esegue l'esame devono essere registrate,a cura del personale addetto, in calce alla domanda di accesso ovvero, nel caso di accesso informale, in un apposito verbale.

 

Art. 12.
Mancato accoglimento o differimento dell'accesso

1. Il rifiuto, la limitazione ovvero il differimento dell'accesso formale sono motivati a cura del responsabile del procedimento di accesso con riferimento specifico alla normativa vigente, al presente regolamento ed alle circostanze di fatto e di diritto per cui la domanda non può essere accolta così come proposta. Il rifiuto, la limitazione o il differimento sono comunicati all'interessato.
2. Il differimento dell'accesso è disposto, oltre che in relazione a quanto previsto dal successivo art. 14, comma 4, anche ove sia necessario assicurare una tutela temporanea degli interessi dei soggetti coinvolti nel provvedimento richiesto, ovvero per salvaguardare specifiche esigenze di riservatezza dei CND, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione ai documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.
3. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la motivazione e la durata, nei limiti strettamente necessari al rispetto delle finalità previste nel precedente comma, ed è comunicato per iscritto al richiedente entro il termine stabilito per l'accesso.
4. Contro la determinazione amministrativa che nega, limita o differisce l'accesso, è consentito il ricorso, nei termine di trenta giorni, al competente Tribunale amministrativo regionale, a norma dell'art. 25, comma 5, della legge n.241/1990 ovvero, alla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, a norma dell'art. 12 del decreto del Presidente della Repubblica n.184/2006.
5. Decorsi trenta giorni dalla richiesta, questa si intende rifiutata ed il richiedente può esperire,entro i trenta giorni successivi, i rimedi indicati nel precedente comma del presente articolo.

 

Art. 13.
Accesso alle informazioni trattate mediante strumenti informatici

1. L'accesso ai documenti può essere esercitato mediante il rilascio delle copie su supporto elettronico, in formato non modificabile, previo pagamento dei costi come definiti nel successivo art. 16 e del rimborso dei costo dei supporto elettronico.
2. Il CND si riserva di rilasciare copia degli atti richiesti su supporto elettronico, qualora si renda necessario per la quantità o la dimensione dei documenti richiesti.

 

Art. 14
Atti sottratti all'accesso

1. Il diritto di accesso è escluso per i documenti amministrativi oggetto di segreto di Stato ai sensi della legge 24 ottobre 1977 n. 801, e successive modificazioni, o di altro segreto o divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge, dal regolamento o da altra normativa vigente, anche in relazione ai rapporti del CND con organi costituzionali o di rilievo costituzionale o sottratti all'accesso dalla pubblica amministrazione che li abbia formati e di cui il CND sia detentore stabile.
2. Sono, altresì, esclusi dall'accesso:
a) gli atti preparatori ed interlocutori di provvedimenti normativi ed amministrativi generali;
b) gli atti di pianificazione e di programmazione;
c) gli atti relativi a procedimenti tributari di competenza del CND, per i quali si applicano le particolari norme di settore;
d) la documentazione riguardante i notai e i dipendenti del CND contenente informazioni di natura sensibile o giudiziale, nonché notizie sulla situazione retributiva-reddituale;
e) gli atti inerenti la valutazione dei risultati del personale;
f) gli atti inerenti procedure selettive, per la parte contenente informazioni di carattere psicoattitudinale relative a terzi;
g) i documenti e gli atti relativi a rapporti o denunce agli organi dell'autorità giudiziaria ordinaria e contabile all'interno dei quali siano individuati o facilmente individuabili soggettiper i quali si configurano responsabilità penali, civili, amministrative e contabili, quando ciò possa pregiudicare il diritto alla riservatezza di persone fisiche o giuridiche,gruppi, imprese ed associazioni;
h) gli atti e i documenti relativi a procedimenti sanzionatori disciplinari e gli atti contenenti gli esiti di accertamenti, effettuati in sedi ispettive e di vigilanza;
j) gli studi e i pareri dell'Ufficio Studi del CNN quando non siano oggetto di precedente pubblicazione;
i) gli atti, i pareri legali e le consulenze, resi dalle competenti unità organizzative del CND e/o da avvocati esterni in relazione a procedimenti di diritto comune o amministrativo relativi a contenzioso in atto, o anche solo potenziale, e relativa corrispondenza. Tali atti sono esclusi dall'accesso anche nei casi in cui il procedimento amministrativo non si concluda con un provvedimento formale; l'accesso e' invece consentito qualora gli stessi siano richiamati nella motivazione del provvedimento finale;
l) i documenti che riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche,gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento all'interesse epistolare,sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti al CND dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
m) le informazioni fornite nell'ambito di procedure di affidamento ed esecuzione dei contratti pubblici, in sede di offerta, ovvero a giustificazione della stessa, che costituiscano, secondo
motivata e comprovata dichiarazione dell'offerente, segreti tecnici o commerciali, o siano considerati tali in sede di valutazione delle
offerte;
n) le relazioni riservate del direttore dei lavori e degli organi di collaudo.
3. L'accesso agli atti relativi a controversie in atto è consentito solo a conclusione del contenzioso giurisdizionale, con sentenza passata in giudicato, salvo quanto previsto dall'art. 24,comma 7, della legge n. 241/1990.
4. Il diritto di accesso non si esercita nei confronti di documenti che altre amministrazioni escludono dall'accesso e che il CND detiene per ragioni d'ufficio.
5. Per gli atti di cui al comma 2 del presente articolo, l'accesso è comunque garantito, ai sensi dell'art.24, co.7, L. n.241 del 1990, se necessario per la tutela in giudizio degli interessi giuridici del richiedente. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili o giudiziari l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei modi previsti dagli art.59 e 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

 

Art. 15.
Accesso agli atti di procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici

1. Nelle procedure di affidamento di lavori e di fornitura di beni e servizi, si applicano le disposizioni di cui all'art. 13 del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 "Codice dei contratti pubblici" con le eccezioni dal medesimo codice previste per i contratti la cui esecuzione richieda speciali misure di sicurezza.

 

Art. 16.
Costi

1. La visione degli atti è gratuita, salvo i casi in cui le norme prevedano il pagamento di tributi, che saranno versati secondo le modalità ordinarie.
2. Il rilascio di copia degli atti è subordinato al pagamento delle somme indicate nella tabella allegata al presente regolamento, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo per il rilascio di atti in forma autentica.
3. Presso gli uffici del CND il versamento delle somme può essere effettuato per contanti. Per le richieste presentate a mezzo fax, per posta o per via telematica, il pagamento può essere effettuato mediante accredito delle somme sui conti correnti del CND menzionando in causale la data dell'istanza di accesso ed il nome e cognome del richiedente.
4. Qualora la copia dei documento sia richiesta per posta, a mezzo fax o per via telematica, il CND provvede all'invio degli atti richiesti, previo accertamento dell'avvenuto versamento degli importi corrispondenti alla richiesta formulata, maggiorati, se dovuti, delle spese postali.
5. In caso di inoltro per via telematica, l'estensione dei file allegati a ciascun invio non può superare 1 MB.

 

Art. 17.
Tutela della riservatezza dei dati

1. In base all'art.24, co.7, L. n.241 del 1990 e all'art.59, D.Lgs. n.196 del 2003, qualora l'accesso agli atti amministrativi possa compromettere la riservatezza di terzi - persone fisiche,giuridiche, gruppi, associazioni o imprese – la visione degli atti sarà consentita solo se preordinata alla cura di interessi aventi, nel caso concreto, rango pari o superiore rispetto al diritto di riservatezza dei terzi, ovvero per la tutela giurisdizionale o amministrativa di diritti e interessi giuridicamente rilevanti.
2. Nel caso di documenti contenenti dati idonei a rilevare lo stato di salute o la vita sessuale,l'accesso è consentito nei modi previsti dall'art.60 del D.Lgs. n.196 del 2003 in materia di protezione dei dati sensibili.
3. Resta a carico del richiedente ogni responsabilità per l'uso improprio o eccessivo delle informazioni acquisite rispetto alle finalità per le quali è stato consentito l'accesso.

 

Art. 18.
Decorrenza e pubblicità

1. Il presente regolamento verrà pubblicato su sito pubblico accessibile per via telematica ed entrerà in vigore dopo 15 giorni da tale pubblicazione.
2. Le medesime forme e modalità saranno utilizzate per le successive integrazioni e modifiche.

 

 

ALLEGATO

Spese per l'accesso
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